Existem várias técnicas que ensinam como organizar tarefas.

A Técnica Pomodoro, por exemplo, divide seu dia em blocos de 25 minutos de concentração total nas tarefas com intervalos de 5 minutos para descanso.

A matriz de Eisenhower estipula regras relativas a urgência e importância e define o que deve ser feito já, depois, delegado ou simplesmente esquecido.

O método GTD (get the things done), criado por David Allen, se baseia na criação de uma série de listas de atividade que devem ser completadas seguindo uma metodologia específica, que ele formalizou em um livro chamado “A arte de fazer acontecer – O método GTD – Getting Things Done: Estratégias para aumentar a produtividade e reduzir o estresse”.

Mas será que não tem como organizar tarefas diárias usando uma metodologia própria? Uma maneira de se preparar para o dia de trabalho que tenha a ver com o seu jeito de trabalhar e o seu estilo de fazer as coisas?

Pensando nisso, organizamos alguns passos que você pode dar para ter suas tarefas definidas e sua agenda preparada de forma prática.

São sugestões que você pode adaptar para as características do seu negócio e de sua personalidade, muitas delas inspiradas nas metodologias indicadas acima.

Como organizar tarefas diárias em 8 passos

1- Use a tecnologia

Usar sistemas de gestão de tarefas online é uma das melhores maneiras de organizar seu dia a dia.

Pode ser uma ferramenta de gestão de projetos no estilo Kanban, como Trello e Asana, ou apps mais simples, de gestão de listas de tarefas, como e até mesmo uma planilha do Google Sheets.

Não importa o que você usa. O importante é manter uma forma clara de escrever e ter as tarefas definidas.

A vantagem de usar sistemas online (muitos deles são gratuitos!) é que você não fica andando por aí com uma listinha de papel, como se fosse fazer compras.

Onde quer que você esteja, muitas vezes até pelo smartphone, pode ter acesso à sua lista de tarefas diárias.

2- Comece listando as tarefas

Bom, não tem como organizar tarefas diárias sem saber quais são elas.

Pode parecer uma providência boba e óbvia. Mas só quando marcamos todas elas em uma lista é que nos damos conta de que talvez haja tarefas demais para fazer naquele dia.

Além disso, ao digitar (ou escrever a mão, se você realmente prefere assim, faça do seu jeito!) suas tarefas, seu cérebro toma conhecimento delas de uma forma mais ampla. É como se você assinasse uma compromisso com ele e ele com você de tentar fazer todo o possível para resolver todos aqueles afazeres.

3- Classifique tipos de tarefas

Não faz sentido quebrar a cabeça definido quais tarefas vai fazer naquele dia se tem algumas que são inadiáveis, com hora marcada e tudo.

Por isso, classifique sua tarefas da maneira que achar melhor. Veja uma sugestão:

Tarefas corriqueiras que você fará sozinho: tipo ler e-mails, autorizar pagamentos de baixo valor, conferir notificações no Slack ou WhatsApp.
Tarefas complexas que você fará sozinho: como criar apresentações, fazer relatórios, organizar projetos etc.
Compromissos: reuniões, almoços, apresentações. Coisas que você terá que fazer de qualquer jeito e têm uma hora marcada.
Projetos que você fará em grupo: são trabalhos em grupo, quando você põe a mão na massa junto com outras pessoas, de forma colaborativa. Por exemplo: organizar um evento em parceria com mais dois colaboradores de sua área.

4- Marque o horário dos compromissos

Não complique as coisas: simplesmente reserve o horário daquilo que não pode ser adiado e já está compromissado.

5- Organize as tarefas por ordem de prioridade

Dê uma olhada no que sobrou na lista e marque as tarefas mais importantes. Você pode usar o critério da matriz de Eisenhower, que comentamos acima:

Tarefas importante e urgentes: faça você mesmo agora!
Tarefas importantes, mas não urgentes: faça outro dia (ou deixe para o fim do dia, se houver tempo)
Tarefas urgentes, mas não importantes: delegue (se você não tem para quem delegar, a prioridade desta tarefa é menor que as tarefas importante e urgentes)
Tarefas nem importante nem urgentes: esqueça delas!

6- Aloque as tarefas nos intervalos entres os compromissos e comece a trabalhar

Avalie o tempo que vai levar para realizar as tarefas e reserve horários para executá-las no intervalo entre os compromissos.

7- A cada tarefa terminada, respire um pouco

Sua lista de tarefas diárias já está pronta e com horários definidos. Comece a trabalhar. Mas lembre-se de descansar uns 5 minutos entre uma tarefa e outra para entender o que vai fazer em seguida.

Além disso, muitas vezes você não consegue terminar uma tarefa no prazo que definiu. Não se desespere. Apenas passe para a próxima tarefa assim que possível.

8- Pare quando estiver cansado

É normal se estender um pouco além do horário se a gente não consegue terminar todas as tarefas.

Mas se você começar a se sentir cansado, não vale a pena continuar. Afinal, você está aprendendo como organizar tarefas diárias exatamente para não acumular trabalho nem ficar estressado.

E, além disso, quem está cansado não pensa direito e começa a cometer erros.

O ideal é parar de trabalhar e já pensar em como organizar as tarefas diárias para o dia seguinte. Assim, depois de uma boa noite de sono, você poderá retomar o ritmo, priorizando o que não conseguiu completar no dia anterior.

*por Diego Minone.